Band 2.0, Sicherheit, Dokumentation, Kommunikation

Der Band 2.0, Sicherheit, Dokumentation, Kommunikation fasst das zusammen, was die Mitarbeiterinnen, die Mitarbeiter in einem Prozess wissen und anwenden müssen (gesetzliche Rahmenbedingungen). Das folgende Bild «Struktur und Zusammenhänge Band 2.0» zeigt die Elemente auf, die sich gegenseitig ergänzen und beeinflussen. Nachfolgend eine kurze Beschreibung dieser Zusammenhänge.

Wir beginnen mit der Beschreibung bei den Mitarbeiterinnen, den Mitarbeitern. Wir wissen, dass das Ziel für alle Beteiligte dasselbe ist. Die Sicherheit, die Verfügbarkeit sowie die Zuverlässigkeit muss auf wirtschaftliche Weise gewährleistet sein. Dabei ist von den vier Vorgaben die Sicherheit das sogenannte Musskriterium. Es umfasst die gesetzlichen Vorgaben, die internen und externen Vorschriften und Richtlinien, die einzuhalten sind. Dazu gehört auch die Dokumentation, die heute ein Muss ist. Die Kommunikation jeglicher Art (Schrift, Bild oder Ton) spielt dabei eine wesentliche Rolle. Daher behandeln wir auch diesen Teil im Band 2.0.  

Die Sicherheit wird von drei wesentlichen Faktoren beeinflusst, nämlich  

  • von der Organisation, sie muss den Vorgaben, den gültigen Gesetzen, den internen und externen Vorschriften und Richtlinien entsprechen.  
  • vom korrekten Verhalten, die Beteiligten halten sich an diese Vorgaben, sind sie auch entsprechend instruiert und ausgebildet.
  • vom technischen Zustand der Mittel und Anlagen, damit keine Störungen und Ereignisse durch Schwachstellen und Fehlfunktionen auftreten.  

Die Organisation muss einfach, klar, sicher und zielgerichtet sein, dies in allen Bereichen. Dies betrifft nicht nur den Prozess, sondern auch die Produktionsmittel, die Schutz- und Arbeitsmittel für die Produktion, die Qualitätssicherung und die Instandhaltung, die Dokumentation und die Kommunikation. Die Vorgaben und Richtlinien der Arbeitssicherheit sind dabei ohne Ausnahme zu beachten und einzuhalten.  

Die Arbeitssicherheit ist durch ein umfangreiches Regelwerk der Suva, welches durch Erfahrungen und Untersuchungen entstanden ist, geregelt. Als Versicherung kümmert sie sich nicht erst nach einem Ereignis um die betroffenen Personen. Die Suva ist verpflichtet, durch präventive Massnahmen zu sorgen, dass es zu keinem Ereignis kommt. Damit dieses Wissen die Betroffenen erreicht, ist regelmässige und gezielte Weiterbildung ein Muss. Dies erfolgt entweder durch interne Sicherheitsbeauftragte oder unter Beizug von externen Spezialisten.  

Der Zustand der Mittel und Anlagen muss heute durch eine korrekte Dokumentation belegt sein. Die Massnahmen aller Bereiche sind zu dokumentieren. Damit wird sichergestellt, dass die Verantwortlichen jederzeit in der Lage sind, den sicheren und korrekten Zustand des Prozesses und der Produkte zu belegen. Diese Dokumentation ist auch notwendig, um die anfallenden Kosten verursachergerecht zu erfassen. Das ist die wirtschaftliche Seite. Dieses Thema wird eingehend im Band 4.0, Organisation, Finanzen, Kontrolle behandelt.  

Die Dokumentation ist auch ein sehr wichtiges Mittel in der Kommunikation. Sie stellt sicher, dass auf Grund von Tatsachen Entscheidungen getroffen werden, um den Prozess zu überwachen und zu führen. Das Wissen um die Möglichkeiten des Senders, aber auch des Empfängers ist entscheidend.  Sein Verhalten und die Art und Weise der Kommunikation, das ist das Schmiermittel für optimale Arbeitsabläufe. Dabei ist das Bild, die Skizze ein wichtiges Instrument. Nicht umsonst gilt die Aussage: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Das Wissen um die Typisierung der beteiligten Personen sowie ein korrektes Konfliktmanagement ermöglicht eine optimale Kommunikation.  

Durch die Behandlung dieser Themen im Fachbuch 2.0 sind die Rahmenbedingungen, die für Prozesse eingehalten werden müssen, beschrieben. Der Band 2.0, Sicherheit, Dokumentation, Kommunikation (ISBN 978-3-906911-01-01) kann über die Homepage www.fmpro-swiss.ch beschafft werden.